Plusy i minusy organizowania konferencji

0
287

Wizerunek, jaki większość ludzi ma na temat konferencji, to duże zgromadzenia ludzi na widowni słuchających prelegentów na określony temat lub firmę. Tego typu konferencje nadal występują, ale są zastępowane przez wideokonferencje i konferencje telefoniczne. Istnieją różne zalety i wady dla każdego z tych rodzajów konferencji i jedna może być lepiej dostosowana do rodzaju organizacji, która musi zorganizować konferencję niż inna.
Konferencje, które są najtrudniejsze do zorganizowania, to te, które wymagają, aby wszyscy uczestnicy byli w jednym miejscu. Trudności z planowaniem są oczywiście problemem, ale wiąże się to również z dużą liczbą dodatkowych kosztów, które ponoszą tego typu konferencje. Należy wziąć pod uwagę koszt transportu wszystkich uczestników do lokalizacji, podobnie jak faktyczny wynajem lokalizacji konferencji. Niektóre firmy mogą mieć własne zaplecze konferencyjne w siedzibie głównej, ale ogromna liczba osób, które często muszą uczestniczyć w tych konferencjach, często oznacza, że ​​należy wynająć odpowiednie miejsce. Zakwaterowanie i posiłki to kolejny dodatkowy koszt, który sprawia, że ​​te duże konferencje są niezwykle drogie.
Wiele firm zrezygnowało z tych staromodnych konferencji z wielu powodów, które już przedstawiłem. Jakiego rodzaju konferencje mają? Konferencje telefoniczne i ostatnio wideokonferencje są najbardziej opłacalnym rozwiązaniem. Nie ma potrzeby wynajmowania specjalnych pomieszczeń ani uczestnictwa uczestników w podróży do określonej lokalizacji z tymi konferencjami. Pracownicy firmy z całego świata można łatwo i skutecznie zgromadzić, organizując konferencje telefoniczne lub wideo. Technologia umożliwiająca te konferencje jest stale ulepszana i aktualizowana, a uczestnicy mogą być słyszani i widziani tak wyraźnie, jakby byli w tym samym pokoju, nawet jeśli faktycznie znajdują się po drugiej stronie świata!
Jedynym minusem tego rodzaju konferencji jest to, że organizator najprawdopodobniej zorganizuje konferencję w dogodnym dla nich czasie i może angażować uczestników z innych stref czasowych przybywających w nieodpowiedniej godzinie. To niewielka cena za konferencje, które można zorganizować w bardzo krótkim czasie. To sprawia, że ​​idealnie nadają się do terminowego omawiania pilnych problemów bez konieczności oczekiwania na zorganizowanie zaplanowanej konferencji.
Świat wymaga szybkich rozwiązań problemów, a firmy nie mogą sobie pozwolić na opóźnianie dyskusji na temat problemów, dopóki kolejna konferencja nie zostanie zorganizowana ze wszystkimi uczestnikami zebranymi w jednym miejscu. Organizując wideokonferencje lub konferencje telefoniczne, łatwo jest zebrać odpowiednie osoby razem i być w stanie przedstawić pomysły w znacznie szybszym i bardziej efektywnym czasie.
Oczywiście zawsze będą organizowane konferencje, które nadają się do organizowania w jednym miejscu. Konferencje polityczne i konferencje związków zawodowych są dwoma najczęstszymi typami, które odbywają się w ogromnych audytoriach, ale myślę, że są to wyłącznie wydarzenia telewizyjne, które przyciągają. Wzrost liczby pracowników pracujących zdalnie z domu może prowadzić jedynie do wzrostu liczby konferencji telefonicznych i wideokonferencji oraz zmniejszyć potrzebę konferencji w jednym miejscu. Oczywiście ma to swoją wadę, nie masz już wymówki, aby wyjść z konferencji, że Twój lot został odwołany!